Règle d'or de l'importation : L'outil d'importation ne modifie jamais les données existantes. Il ne fait que créer de nouvelles données. En cas de doublon exact (courriel identique, ou contrat superposé), la ligne est simplement ignorée.
1. Ordre obligatoire des imports
Pour assurer la cohésion de vos données (un contrat appartenant à un client et à un service existant), vous devez respecter cet ordre :
- Clients : Importez toujours votre liste de clients en premier.
- Types de service : Créez manuellement vos quelques types de services (ex: Déneigement).
- Contrats récurrents : Importez le fichier liant les clients aux services.
2. Importer les clients
Accessible depuis Tableau de bord > Clients > Importer.
- Seuls le Prénom et le Nom sont strictement obligatoires.
- Le Courriel n'est pas obligatoire mais fortement recommandé pour éviter les doublons homonymes.
- L'outil traite des lots de 50 clients. S'il détecte un courriel déjà présent dans la base de données, la ligne sera ignorée.
3. Configurer les types de service
Un contrat nécessite obligatoirement un type de service. Accessible via Contrats récurrents > Paramètres.
Lors de l'importation, à l'étape d'association, le système analysera les valeurs de votre colonne Service. Si le nom n'est pas identique, vous pourrez associer les valeurs inconnues à un service existant, ou créer de nouveaux types de service en un clic. Si votre fichier ne contient pas de colonne Service, vous pourrez simplement définir un « Service par défaut » pour toutes les lignes.
4. Importer les contrats récurrents
Accessible via Contrats récurrents > Importer (Bouton "+").
Règles de rapprochement client
Le système doit retrouver le client associé à chaque ligne :
- S'il y a un Courriel, il cherche par courriel (100% fiable).
- S'il n'y a pas de courriel, il cherche par Prénom + Nom (ou Nom complet). S'il trouve deux "Jean Dupont", la ligne sera rejetée pour éviter de créer le contrat sur le mauvais client.
Options de prix et taxes
Vous devez indiquer comment lire la colonne Prix de votre fichier :
- Prix avant taxes : Si votre Excel indique 100$, le contrat sera de 100$ + taxes.
- Prix taxes incluses : Si votre Excel indique 114.98$, le contrat déduira les taxes pour s'assurer que le total exact à facturer sera bien 114.98$.
- Aucune taxe : Le prix du fichier devient le prix fixe non-taxable.
Dates de saison
Formats acceptés dans le fichier : AAAA-MM-JJ, JJ/MM/AAAA ou JJ-MM-AAAA. Si une ligne n'a pas de dates, le système utilisera les dates par défaut que vous paramétrez à l'étape 3.
Les contrats importés sont créés au statut Brouillon. Cela vous permet de vérifier que tout est correct avant d'utiliser la fonctionnalité Envoi groupé pour les faire signer à vos clients.
5. Résoudre les erreurs
Si des lignes sont rejetées, utilisez le bouton "Télécharger les lignes rejetées (CSV)" à la fin de l'import. Le fichier contiendra vos lignes brutes avec une nouvelle colonne "Motif du rejet".
| Message d'erreur | Cause et Solution |
|---|---|
| Client introuvable | Le courriel ou le nom ne correspond à aucun client du CRM. Importez le client d'abord. |
| Plusieurs clients correspondent... | Vous avez des homonymes. Ajoutez la colonne courriel dans votre fichier pour préciser. |
| Type de service introuvable | Le nom dans Excel diffère du CRM. Copiez exactement le nom affiché à l'écran. |
| Prix invalide ou manquant | La cellule est vide ou égale à zéro. |
| Un contrat existe déjà... | Un contrat actif ou brouillon chevauche déjà cette saison pour ce client/service. Ignorez l'erreur. |