Vue d'ensemble
Le système de gestion des dépenses terrain est conçu pour simplifier et accélérer le suivi des coûts engagés sur les chantiers. Il permet aux employés, contremaîtres et sous-traitants de capturer numériquement les reçus et factures à l'aide de leur appareil mobile, éliminant ainsi la paperasse et les risques de perte.
Capture Mobile
La soumission d'une dépense est un processus rapide et intuitif :
- Ouvrez la section "Dépenses" depuis l'application mobile.
- Appuyez sur "Ajouter une dépense" pour activer la caméra de votre téléphone.
- Photographiez le reçu ou la facture. L'image sera automatiquement compressée pour optimiser le stockage sans perte de lisibilité.
- Remplissez le formulaire simplifié :
- Projet : Sélectionnez le projet concerné.
- Catégorie : Choisissez la catégorie de dépense appropriée.
- Montant : Entrez le montant total, taxes incluses.
- Description : Ajoutez une note si nécessaire (ex: "Béton pour fondation").
- Date : La date du jour est sélectionnée par défaut, mais peut être modifiée.
- Soumettez la dépense. Elle apparaîtra immédiatement dans la liste avec le statut "En attente".
Gestion des Catégories
Les catégories permettent de standardiser et d'analyser les dépenses. Le système inclut des catégories par défaut :
- Matériaux
- Équipement (location ou achat)
- Carburant
- Repas & Hébergement
- Sous-traitance
- Transport
- Autres
Les administrateurs et propriétaires d'entreprise (rôle "company") peuvent personnaliser cette liste depuis le tableau de bord web : ajouter, modifier, supprimer ou réorganiser les catégories par glisser-déposer (drag-and-drop) pour les adapter aux besoins de l'entreprise.
Workflow d'Approbation
Chaque dépense suit un cycle de vie simple pour assurer un contrôle financier rigoureux :
- Soumission : Un employé soumet une dépense. Son statut est "En attente".
- Approbation : Un administrateur ou un propriétaire d'entreprise examine la dépense. S'il l'approuve, la dépense est automatiquement créée dans le module de coûts du projet associé. Le statut passe à "Approuvée".
- Rejet : Si la dépense est incorrecte ou non autorisée, elle peut être rejetée. Le gestionnaire doit fournir une note explicative (ex: "Reçu illisible, veuillez soumettre à nouveau"). Le statut passe à "Rejetée" et l'employé est notifié.
Permissions des Rôles
Les permissions sont définies pour garantir que les bonnes personnes effectuent les bonnes actions :
- Tous les rôles (Employé, Contremaître, etc.) : Peuvent soumettre et consulter leurs propres dépenses.
- Administrateur & Company : Peuvent soumettre des dépenses, approuver/rejeter toutes les dépenses soumises, et gérer les catégories de dépenses pour toute l'entreprise.
Intégration aux Coûts de Projet
L'intégration est la clé de ce système. Une fois qu'une dépense est approuvée, elle n'est plus une simple entrée isolée :
- Elle est automatiquement ajoutée comme une dépense réelle dans le budget du projet correspondant.
- Elle devient visible dans les rapports de coûts et les tableaux de bord de rentabilité.
- Cela permet un suivi financier en temps réel et des décisions basées sur des données à jour.
Important : Une dépense approuvée ne peut plus être modifiée. En cas d'erreur, elle doit être annulée par un administrateur et soumise à nouveau correctement.