Centre d'Aide Horizon CRM

Bienvenue dans le centre d'aide d'Horizon CRM, votre CRM tout-en-un conçu spécifiquement pour les entreprises du secteur de la construction au Québec. Notre mission est de centraliser vos opérations, d'automatiser les tâches répétitives et de vous donner une vision claire de la performance de votre entreprise, du premier contact client à la facture finale.

Philosophie de la plateforme :

• Centralisation : Fini les outils dispersés. Gérez vos clients, projets, équipes et finances en un seul endroit.
• Simplicité : Une interface intuitive pensée pour des professionnels qui n'ont pas de temps à perdre.
• Mobilité : Accédez aux informations critiques depuis le bureau ou le chantier grâce à une expérience mobile optimisée.
• Collaboration : Améliorez la communication entre le bureau, le terrain, les sous-traitants et les clients.

Le module de gestion des clients (CRM) est le cœur de vos opérations commerciales. Il vous permet de suivre chaque interaction et de construire des relations durables.

Guide étape par étape :

1. Créer un client : Depuis le tableau de bord, allez dans "Clients" et cliquez sur "Nouveau Client". Remplissez les informations essentielles (nom, email, téléphone).
2. Ajouter des contacts : Sur la fiche d'un client, vous pouvez ajouter plusieurs contacts (ex: architecte, conjoint) pour centraliser la communication.
3. Gérer plusieurs sites : Pour les clients ayant plusieurs propriétés, ajoutez des "Sites" à leur fiche. Chaque devis ou projet pourra être lié à une adresse spécifique.

Créez des devis professionnels et des factures conformes en quelques clics. Notre système est préconfiguré pour les taxes du Québec (TPS/TVQ).

Processus complet :

1. Création du devis : Liez-le à un client, ajoutez des postes détaillés, et les taxes se calculent automatiquement.
2. Signature électronique : Envoyez le devis au client qui peut le signer en ligne de manière sécurisée. Vous êtes notifié instantanément.
3. Conversion en facture : Une fois le devis accepté, convertissez-le en facture en un clic.
4. Gestion des paiements : Enregistrez les paiements (acomptes, solde) et suivez le statut de chaque facture.

Pour un guide plus détaillé, consultez notre page d'aide dédiée aux devis et factures.

Suivez vos opportunités de vente et maximisez vos revenus avec notre pipeline commercial visuel (Pipeline).

Fonctionnalités clés :

• Vue Kanban : Visualisez l'état de toutes vos ventes potentielles et déplacez-les par glisser-déposer.
• Gestion des opportunités : Suivez les montants estimés, les probabilités et les dates de clôture.
• Suivi des conversions : Analysez votre taux de réussite et identifiez les étapes où vous perdez des prospects.

Suivez l'avancement de vos chantiers en temps réel, de la planification à la livraison.

Fonctionnalités clés :

• Calendrier partagé : Visualisez les tâches de tous vos projets, assignez des équipes et identifiez les conflits.
• Gestion des tâches : Créez des listes de tâches, assignez-les à des employés, fixez des échéances et suivez leur progression.
• Assignation des ressources : Allouez personnel et équipement à des projets spécifiques pour optimiser leur utilisation.

Utilisez les dépendances de tâches pour créer des workflows logiques (ex: la tâche "Peinture" ne peut commencer que si la tâche "Plâtrage" est terminée).

Offrez à vos clients une expérience transparente et professionnelle en leur donnant accès à leur propre portail sécurisé.

Ce que vos clients peuvent faire :

• Consulter, accepter et signer des devis.
• Voir et payer leurs factures en ligne.
• Suivre l'avancement du projet avec des mises à jour et des photos partagées.
• Accéder à tous les documents importants centralisés.

Gérez votre équipe efficacement avec des outils de suivi du temps, de planification et de paie intégrés.

Fonctionnalités principales :

• Suivi du temps : Vos employés peuvent pointer à l'arrivée et au départ depuis leur mobile.
• Feuilles de temps : Validation automatique des heures avec calcul des heures supplémentaires selon les règles du Québec.
• Planification : Créez des horaires de travail flexibles et assignez les équipes aux projets.
• Intégration paie : Exportez les données vers votre logiciel de paie (Desjardins, ADP, etc.).

Horizon CRM utilise un système d'approbation à deux niveaux pour garantir la précision et la conformité des feuilles de temps. Ce processus implique les employés, les contremaîtres et l'administration de l'entreprise.

Processus d'approbation en 4 étapes :

1. Soumission par l'employé : L'employé remplit et soumet sa feuille de temps. Les entrées passent au statut soumis et deviennent non modifiables par l'employé.
2. Première approbation - Contremaître : Le contremaître examine les heures de son équipe depuis son tableau de bord. Il peut :
   • Approuver les heures (statut : approuvé par contremaître)
   • Rejeter les heures avec des notes explicatives (statut : rejeté)
   Les heures rejetées retournent à l'employé pour correction.
3. Approbation finale - Entreprise : L'administrateur ou le gestionnaire de l'entreprise revoit toutes les heures approuvées par les contremaîtres. Cette étape finale :
   • Valide définitivement les heures (statut : approuvé)
   • Peut aussi rejeter avec des notes si nécessaire (statut : rejeté)
   Une fois approuvées à ce niveau, les heures sont verrouillées et prêtes pour l'export paie.
4. Rejet à tout moment : À n'importe quelle étape, un superviseur peut rejeter une entrée de temps. L'employé est notifié et peut corriger puis resoumettre ses heures.

Prenez des décisions éclairées grâce à des rapports détaillés sur la performance de votre entreprise.

Types de rapports disponibles :

• Rentabilité par projet : Comparez les coûts estimés vs réels, identifiez les projets les plus profitables.
• Analyse des coûts : Suivez les dépenses par catégorie (matériaux, main-d'œuvre, équipement).
• Performance d'équipe : Analysez la productivité et les heures travaillées par employé.
• Suivi financier : Revenus, factures impayées, flux de trésorerie prévisionnels.

Renforcez votre présence en ligne et attirez de nouveaux clients avec nos outils marketing intégrés.

Fonctionnalités marketing :

• Publication automatique : Partagez vos réalisations sur Facebook, Instagram, LinkedIn depuis la plateforme.
• Modèles de contenu : Utilisez nos modèles pré-créés pour vos publications (avant/après, témoignages, etc.).
• Planification : Programmez vos publications à l'avance pour maintenir une présence constante.
• Statistiques : Suivez l'engagement et la portée de vos publications.

Pour un guide complet, consultez notre documentation marketing dédiée.

Gérez efficacement vos matériaux, outils et équipements depuis le module d'inventaire (Inventaire).

• Suivi des matériaux : Entrées, sorties et alertes de stock bas.
• Gestion des équipements : Sachez où se trouvent vos outils et qui les utilise.

Recherchez et ajustez rapidement vos stocks grâce au scanner de codes-barres.

• Caméra ou douchette : Scannez avec la caméra de votre appareil ou un scanner physique.
• Ajustement rapide : Ajoutez ou retirez des quantités d'inventaire en quelques clics.
• Impression d'étiquettes : Générez un PDF pour imprimer des étiquettes pour vos articles.

Simplifiez la gestion des dépenses de vos employés sur le terrain (Dépenses terrain).

• Capture photo : Les employés photographient leurs reçus.
• Flux d'approbation : Validez les dépenses avant comptabilisation par catégories.

Consultez le guide des dépenses terrain.

Idéal pour les services saisonniers (déneigement, paysagement) (Contrats récurrents).

• Signature électronique : Envoyez et faites signer des contrats en lot.
• Suivi des renouvellements : Historique et relances automatisées.

Synchronisez facilement vos données avec QuickBooks (Comptabilité).

• Synchronisation automatique : Factures, paiements et dépenses se synchronisent sans double saisie.
• Rapports financiers : Visualisez la santé financière de l'entreprise en temps réel.

Augmentez votre taux de conversion en offrant du financement (Financement).

• Intégration Financeit : Proposez des paiements mensuels directement sur vos devis.
• Paiement rapide : Obtenez les fonds rapidement une fois le projet complété.

Accélérez vos estimations avec nos calculateurs spécialisés (Outils métiers).

• Calculateur de patio : Structure, pieux vissés, composite ou bois.
• Autres calculateurs : Clôture, tonnage et estimation des matériaux pour les devis complexes.

Gérez les imprévus (météo, retards) sans chaos (Décalages de planning).

• Modifications en cascade : Décalez plusieurs événements dépendants en une seule action.
• Notifications : Informez automatiquement vos clients et équipes des changements.

Voir le guide sur les événements sur plusieurs jours.

Laissez le système travailler pour vous (Automatisation).

• Rappels automatiques : Relances de devis non signés et de factures impayées.
• Rappels de projets : Notifications avant le début d'un chantier.

Planifiez les encaissements (Historique des paiements).

• Échéanciers : Divisez les factures en plusieurs paiements programmés.
• Intégration Stripe/Clover : Traitement des cartes de crédit et prélèvements automatiques.

Gérez comment vous êtes alerté (Notifications).

• Préférences : Choisissez entre alertes in-app, SMS ou courriel.
• Temps réel : Soyez informé instantanément des signatures de devis ou paiements.

Protégez l'accès à vos données (Sécurité).

• Gestion : Mots de passe, sessions actives, historique des connexions.

Personnalisez l'image de votre entreprise (Profil entreprise).

• Informations : Logo, numéros de taxes (TPS/TVQ), heures d'ouverture.
• Apparence : Signature de l'entreprise et thèmes de couleurs pour le portail client.

Restez connecté à votre entreprise même sur le terrain avec notre interface mobile optimisée.

Fonctionnalités mobiles :

• Tableau de bord personnalisable : Organisez vos widgets selon vos besoins quotidiens.
• Capture de dépenses : Photographiez vos reçus et créez des notes de frais instantanément.
• Suivi du temps : Démarrez et arrêtez le chronomètre pour chaque tâche.
• Communication client : Envoyez des mises à jour et des photos directement aux clients.

Consultez notre guide de personnalisation du dashboard mobile.