1. Documentation Complète du Système
Le système de planification post-signature est conçu pour automatiser et simplifier la transition entre un devis accepté et le début effectif des travaux. Dès qu'un client signe un devis électroniquement, le système déclenche une série d'actions pour préparer le projet.
Guide Étape par Étape du Processus :
- Signature du Devis : Le client reçoit et signe le devis via le portail client sécurisé.
- Notification Instantanée : Votre équipe (administrateurs, gestionnaires de projet) est immédiatement notifiée de la signature.
- Création du Projet : Si ce n'est pas déjà fait, un projet est automatiquement créé ou mis à jour avec le statut "Accepté".
- Ouverture du Modal de Planification : Une tâche de planification apparaît sur votre tableau de bord, vous invitant à planifier les premières étapes du projet via un modal dédié.
- Planification Intelligente : Le système vous aide à assigner les ressources, à définir les dates et à créer les premières tâches.
- Confirmation Client : Une fois la planification initiale effectuée, le client reçoit une notification avec les dates clés.
Fonctionnalités Automatiques :
- Mise à jour du statut du devis et du projet.
- Génération de notifications internes et externes.
- Création d'une ébauche de calendrier de projet.
2. Guide Utilisateur
Comment Utiliser le Modal de Planification :
Le modal de planification est votre centre de commande pour lancer un nouveau projet. Il vous guide à travers les étapes essentielles :
- Vérification des Informations : Confirmez les détails du projet et du client.
- Assignation du Contremaître : Choisissez le responsable principal du chantier.
- Définition des Dates Clés : Sélectionnez la date de début et la date de fin estimée.
- Création des Tâches Initiales : Ajoutez les premières tâches critiques (ex: commande de matériaux, demande de permis).
Capture d'écran du modal de planification
Options de Planification Intelligente :
Le système analyse la disponibilité de vos équipes et de vos équipements pour suggérer les meilleures dates. Il prend en compte les jours fériés, les horaires de travail et les autres projets en cours pour éviter les conflits.
Gestion des Conflits et Multi-Projets :
Si une ressource est déjà assignée, le calendrier l'indiquera visuellement. Vous pourrez alors facilement réassigner la tâche ou ajuster les dates. Le système est conçu pour gérer la planification de plusieurs projets simultanément, en offrant une vue d'ensemble claire sur le calendrier principal.
3. Référence Technique
Types de Notifications Automatiques :
- Interne (Admin/Contremaître) : "Devis [Numéro] signé - Prêt pour planification".
- Client (Confirmation de signature) : "Merci d'avoir accepté notre devis [Numéro]".
- Client (Confirmation de planification) : "Votre projet [Nom] est planifié pour débuter le [Date]".
Intégration avec le Calendrier :
Toutes les tâches et dates clés définies dans le modal de planification sont automatiquement synchronisées avec le calendrier partagé de l'entreprise. Les employés assignés verront les nouvelles tâches apparaître dans leur propre calendrier.
Configuration des Rôles :
Assurez-vous que les rôles (Admin, Contremaître) sont correctement assignés dans la section "Gestion des Utilisateurs". Seuls les utilisateurs avec les permissions adéquates recevront les notifications de planification et pourront accéder au modal.
4. Exemples et Bonnes Pratiques
Workflow Recommandé :
- Dès la réception de la notification de signature, ouvrez le modal de planification.
- Discutez avec le contremaître pressenti pour valider sa disponibilité.
- Fixez une date de début réaliste, en prévoyant une marge pour les imprévus (météo, livraison).
- Créez immédiatement les tâches qui conditionnent le début du chantier (ex: "Visite technique", "Validation des plans").
- Utilisez la section "Notes" pour ajouter des informations importantes pour l'équipe.
Cas d'Usage : Projet de Rénovation de Cuisine
Exemple de planification pour une cuisine
Pour une cuisine, les premières tâches à planifier pourraient être : 1. Commande des armoires et électroménagers. 2. Planification de la démolition. 3. Coordination avec le plombier et l'électricien. Le système vous aide à visualiser ces dépendances.