Qu'est-ce que le RGPD ?
Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre strictement la manière dont les entreprises collectent, stockent et utilisent les informations de leurs clients.
Une "donnée personnelle" est toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique. Pour un artisan du bâtiment, cela inclut massivement : les noms, prénoms, adresses postales, emails, numéros de téléphone, mais aussi parfois des codes d'accès (digicodes, alarmes) notés sur des fiches d'intervention.
Les 5 obligations clés pour un professionnel du BTP
La conformité RGPD n'est pas réservée aux grandes entreprises technologiques. Voici les 5 étapes fondamentales que chaque TPE/PME doit respecter :
- 1. Tenir un registre de traitement : Vous devez lister quelles données vous récoltez, pourquoi faire (ex: édition de devis), et comment elles sont protégées.
- 2. Garantir la sécurité informatique : Finis les fichiers Excel avec les adresses clients stockés sur une clé USB perdable, ou les carnets papier sur le tableau de bord du camion. Les données doivent être stockées dans un environnement sécurisé et avec un accès contrôlé (mot de passe).
- 3. Limiter la durée de conservation : Vous ne pouvez pas garder les données d'un client inactif indéfiniment. En règle générale, les données commerciales peuvent être conservées 3 ans, et les factures 10 ans (obligation comptable).
- 4. Gérer le droit d'accès et de suppression : Si un client vous demande d'effacer ses données (droit à l'oubli) ou d'en recevoir une copie, vous devez être capable techniquement d'extraire ses informations et de le supprimer de vos bases marketing.
- 5. Recueillir le consentement : Pour toute utilisation sortant du cadre strict de la relation commerciale immédiate (comme l'envoi d'une newsletter de promotion), le client doit avoir donné son accord explicite.
Sanctions CNIL en cas de manquement
La CNIL multiplie les contrôles, même auprès des TPE, suite à des plaintes de clients mécontents. Un fichier client volé ou une mauvaise gestion des droits peut entraîner des sanctions allant de la mise en demeure publique jusqu'à des amendes pouvant s'élever à plusieurs milliers d'euros (plafond théorique à 4% du chiffre d'affaires).
Comment Horizon CRM garantit votre conformité RGPD
L'utilisation d'un outil centralisé dans le Cloud est la méthode la plus fiable pour être en conformité.